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Comment une entreprise leader de la restauration gère 170 établissements avec une planification du personnel flexible

Un grand groupe de restauration collective et événementielle gère plus de 170 établissements à travers toute la Suisse – de la restauration d’entreprise aux stades, en passant par les événements saisonniers. Malgré un large pool d’employé·e·s internes, une question reste centrale: comment allier flexibilité, efficacité et maîtrise des coûts dans un environnement hautement volatil?

Depuis 2011, l’entreprise collabore avec Coople. En 2021, cette relation est devenue un partenariat stratégique, porteur de croissance et d’innovation.

Défis

Dans un environnement où l’imprévisibilité est la norme – événements sportifs, pics saisonniers ou absences imprévues – même un vaste personnel interne atteint rapidement ses limites.

Trois défis majeurs ont été identifiés:

  • Des besoins en personnel difffficciles à anticiper à anticiper: les jours de match au stade du ZSC (Club de hockey sur glace de Zurich) ou les événements saisonniers génèrent des pics d’activité de dernière minute.
  • Une coordination complexe: gérer du personnel fixe et temporaire dans plus de 170 sites exige un système centralisé, clair et structuré.
  • Une pression liée à la croissance: Malgré un vivier de plus de 900 employé·e·s internes formé·e·s, les ressources disponibles peuvent parfois s'avérer insuffisantes en période de pointe. Il était nécessaire de trouver une solution pour intégrer rapidement des renforts supplémentaires.

Solution

L’entreprise a mis en place un modèle de gestion du personnel à trois niveaux, combinant flexibilité, maîtrise des coûts et vision à long terme :

  1. Personnel fixe comme base solide
    La priorité est donnée aux 2'800 collaborateurs fixes, afin d’optimiser les coûts structurels tout en renforçant l’engagement et la stabilité de l’équipe de base.
  2. Pool interne pour les pics prévisibles
    Un vivier de 900 collaborateurs temporaires internes, déjà formés, est mobilisé lorsque les besoins sont planifiables à l’avance – garantissant ainsi qualité et fiabilité.
  3. Pool Coople pour les imprévus
    Plus de 800'000 Cooplers disponibles en Suisse permettent de couvrir les absences de dernière minute – avec plus de 7'000 profils enregistrés comme favoris, pour une réactivité maximale et une qualité constante.

Résultats

Plus de 220’000 heures de travail flexible:
planifiées via Coople, permettant de soulager les équipes internes tout en assurant la continuité opérationnelle.
Coordination centralisée de 170 établissements:
sur une seule plateforme, garantissant transparence et traçabilité pour toutes les parties prenantes.
Maîtrise des coûts optimisée:
grâce à un système de planification par priorité: les ressources externes ne sont mobilisées qu’en cas de besoin réel.
Qualité constante assurée:
par un système de gestion des favoris et à l’engagement récurrent de Cooplers déjà formé·e·s, limitant le besoin de formation.
Intégration fluide avec les systèmes internes:
la plateforme est reliée aux systèmes internes, évitant les doubles saisies et garantissant une expérience sans rupture.
Formations ciblées:
des sessions ont permis aux différents rôles impliqués de maîtriser rapidement la plateforme Coople.
Autonomie renforcée:
aujourd’hui, les services coordonnent leurs besoins de manière décentralisée – rapidement, efficacement et en toute indépendance.

Conclusion

Ce modèle structuré en couches – comparable à une structure en paliers – permet d’activer les ressources selon les besoins réels : on commence par mobiliser l’équipe fixe, puis le personnel interne flexible, avant de faire appel aux forces externes comme les Cooplers favoris ou les nouveaux profils.  Ce modèle va bien au-delà de la simple flexibilité. Il représente une approche évolutive de la planification, conçue pour garantir l’excellence opérationnelle à grande échelle.

Coople vient parfaitement compléter notre stratégie de personnel. Nous privilégions notre équipe fixe et notre personnel temporaire interne, et ne comblons les créneaux horaires que lorsque c'est vraiment nécessaire. Cela réduit les coûts et optimise la flexibilité.